Penyebab Utama Kegagalan Penerapan SMM ISO 9001

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah merupakan salah satu ‘tools’ untuk menciptakan perubahan menuju kearah perbaikan terus menerus dalam sebuah organisasi. Bagi sekolah RSBI atau SBI dalam level SD, SMP, maupun SMA / SMK bahwa SMM ISO 9001:2008 lebih dipandang sebagai persyaratan, tepatnya persyaratan ‘adobsi’ disamping persyaratan adobsi lainnya yaitu kurikulum internasional ( eg. Cambridge / BAI ) dan juga adanya sister school dengan sekolah yang telah menjadi anggota OECD. Dua hal tersebut yang sering menjadi dasar atau alasan mengapa sekolah mengadobsi SMM ISO 9001:2008. Dan dua alasan itu pula lah yang akhirnya menjadi bumerang atau lingkaran setan yang menyebabkan kegagalan sebuah organisasi (:sekolah) dalam penerapannya.
Hasil pemantauan awal dan analisis sederhana dari Tim IDEA Consultant bahwa 5 (lima) faktor penyebab utama kegagalan sekolah dan organisasi lain dalam menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut :

1. Kurang Adanya Komitmen dari Manajemen

Artinya : dari semua unsur menajemen misalkan mulai satpam, staff, sampai dengan Kepala Sekolah (Top Manajemen), tidak dengan sungguh sungguh dalam penerapan dokumen mutu Sistem Manajemen Mutu yang sudah ditetapkan oleh organisasi/sekolah itu sendiri. Dokumen Mutu yang seharusnya menjadi acuan dalam berorganisasi / menjalankan organisasi solah-olah terlepas begitu saja dengan kegiatan aktifitas kerja sehari-hari.

2. Penerapan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 Yang Kurang Benar

Jika ada kejadian, yang mana Dokumen Mutu yang ditetapkan menjadi Sistem Manajemen Mutu di Sekolah/ Organisasi yang seharusnya akan mempermudah serta memperjelas jalur jalannya organisasi; tetapi malah sebaliknya dirasakan mempersulit aktivitas organisasi/sekolah itu sendiri, maka kesimpulannya : Penerapan Persyaratan ISO 9001 dalam Dokumen Mutu Kurang Benar. Sekolah/organisasi harus mau untuk kembali duduk bersama, untuk merubah Dokumen Mutu agar bisa secara nyaman dan aman menjadi jalur dalam menerapkan organisasi. Ingat! Dokumen Mutu bukan ‘Kitab Suci’ yang tidak boleh dirubah atau ditambah atau pula dikurangi. Semua diatur dalam Prosedur Wajib : Pengendalian Dokumen dan Rekaman.

Baca Juga:   PT. BERKAH MULTI CARGO MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATA KERJA TERINTEGRASI DENGAN MANAJEMEN MUTU

3. Adanya Dualisme Atau Lebih Sistem Manajemen (Dikotomi Manajemen)

Khususnya di organisasi sekolah yang mengadobsi SMM ISO 9001 ini adalah karena alasan dalam pembuka artikel di atas. Di Sekolah seolah-olah ada lebih dari satu sistem manajemen : Ada Sistem Manajemen Yang Mengacu atas pedoman RSBI atau SBI, Ada Manajemen Yang Berdasarkan Kebijakan Kepala Sekolah, dan Ada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Ketika ada rapat koordinasi oleh TIM RSBI maka personil yang merasa dari Tim ISO dan Tim Kepala Sekolah harus ‘minggir’ karena merasa tidak terlibat. Juga Sebaliknya, ketika Wakil Manajemen Mutu (MR) mengadakan pertemuan membahas perkembangan manajemen sekolah, maka TIR RSBI dan yang lain juga ‘minggir’ karena merasa tidak terlibat. HAL INI KESALAHAN YANG PALING BESAR !!! Karena pada hakekatnya SMM ISO 9001 yang sudah diadobsi menjadi Sistem Manajemen Mutu Sekolah/Organisasi adalah ‘wadah’ dari semua sistem yang selama ini ada atau yang akan ada. Karena Sistem Manajemen Mutu merupakan sistem yang mengadobsi semua persyaratan yang menjadi ketetapan (Statutory and Regulatory Requirement) khususnya yang akan mempengaruhi terhadap ‘persyaratan produk’ (produk:Lulusan).

4. Struktur Organisasi dan TUPOKSI Yang Tidak Berjalan

Harus ada ketegasan perihal Tugas dan Kewenangan Jabatan. Karena SMM ISO 9001 tidak mengatur tugas / kewenangan individu tetapi ‘jabatan’. Jika hal tersebut tidak berjalan dengan baik maka indikasinya Sistem Manajemn Mutu di dalam organiasi tersebut tidak berjalan pula (:GAGAL).

Baca Juga:   Saatnya Organisasi & Kita Peduli Lingkungan: Terapkan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015

5. Tidak Adanya Dukungan Sumber Daya Yang Memadahi

Sumber Daya adalah 5-M (Man, Money, Method, Material, Management/Macine). Memang harus kita akui sehebat apa pun sistem manajemen dibangun jika dari kelima unsur tersbut tidak dikembangkan dengan baik, maka sistem manajemen mutu pun akan ‘Tidak Berhasil’ (:GAGAL). Maka dari itu untuk ‘Man’ organisasi harus memberdayakan bagian Sumber Daya Manusia dengan benar. Mempersiapkan pelatihan dan pendidikan, serta mengevaluasi kefektifannya. Money , penyusunan Anggaran yang mengacu pada ‘Sasaran Mutu’ yang akan dicapai. Method, Menjalankan aktivitas sesuai prosedur Mutu. Material, Sistem penerimaan ‘input’ yang terkendali. Management/Machine, Jika RSBI harus mengarahkan manajemen kepada basi ICT (Information Computer Technology).

Semoga dengan memahami lima faktor penyebab Kegagalan Dalam Penerapan SMM ISO 9001:2008 di atas akan kembali menyadarkan kita semua. Visi-Misi Sekolah adalah visi-misi yang ada dalam Dokumen Mutu juga. Kebijakan sekolah adalah juga Kebijakan Mutu. Target sekolah adalah merupakan SASARAN MUTU dalam Dokumen Mutu juga. Jangan Sampai ekpektasi dari penerapan SMM ISO 9001 hanya mencari selembar kertas saja. Dengan adanya ‘sertifikat’ pengakuan; berarti : “…has ability to establish, maintain and improve their quality management system for complying with ISO 9001:2008 requirements. We are recommending for ISO 9001:2008 certification to this client”. (…memiliki kemampuan untuk membentuk, memelihara dan memperbaiki sistem manajemen mutu mereka untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008.Kami merekomendasikan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 untuk klien ini ..”

Open chat